Блог Натальи Тюриной

КЭДО. Что за новая аббревиатура ? )

Электронный кадровый документооборот.

  1. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в электронном виде.
  2. КЭДО сокращает затраты, повышает продуктивность, упрощает взаимодействие работодателей и сотрудников и усиливает HR-бренд.
  3. Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
  4. Компании и ИП самостоятельно выбирают платформу КЭДО. Правительство запустило систему «Работа в России» для кадрового электронного документооборота.
  5. Для работы нужна электронная подпись. Для некоторых документов должна быть усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭП.

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это возможность создавать, подписывать, обмениваться и хранить кадровую документацию в электронном виде. Нормативные положения КЭДО описаны в ст. 22.1−22.3 ТК РФ.
В конце 2021 года компаниям и предпринимателям разрешили оформлять электронно:
  • трудовые договоры;
  • приказы на отпуск;
  • распоряжения об отправке в командировку;
  • внутренние уведомления;
  • некоторые другие документы.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании — больше не нужно думать об отдельном месте или помещении для хранения бумаг.
Но есть исключения, которые по-прежнему допускают только бумажный формат — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:
  • трудовые книжки;
  • акты о несчастных случаях и происшествиях;
  • приказы об увольнении;
  • подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.
Сотрудники могут запросить бумажные документы даже после перехода на электронный документооборот. Если работник направит письменный запрос, работодатель обязан выполнить требование в течение трёх рабочих дней.


Как перейти на кадровый ЭДО

Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.

Выбрать систему КЭДО

Правительство разработало систему «Работа в России», к которой подключаются через верифицированный аккаунт на Госуслугах. Доступ к сервису бесплатный. Но он позволяет работать компаниям, у которых в штате до 50 сотрудников. Если в организации больше работников, требуется оперативный доступ к техподдержке и доработки под внутренние процессы, рассматривают коммерческие сервисы.
Операторы систем электронного документооборота предлагают свои кадровые решения. При выборе оператора нужно учитывать удобство сервиса и безопасность хранения персональных данных. Обращайте внимание на величину поставщика решения и его место на рынке — чем крупнее и авторитетнее разработчик, тем надежнее предлагаемый сервис.
Контур.КЭДО — простой и удобный способ для обмена кадровыми документами. Сервис хранит данные на трех удаленных серверах, позволяет выпустить электронную подпись через собственный УЦ и имеет интуитивно понятный интерфейс.

Составить порядок перехода

Порядок перехода — это план последовательных операций для ответственных сотрудников. Его утверждают как внутренний нормативный акт. В документе указывают (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
  • выбранную систему;
  • сотрудников, которые получают доступ к кадровым электронным документам;
  • перечень документации и работников, на которых распространяется ЭДО;
  • срок уведомления персонала о переходе;
  • дату, с которой фирма работает с электронным документооборотом.

Утвердить порядок КЭДО

Порядок — свод правил по работе с кадровыми электронными документами. В нём отражают:
  • сроки подписания и ознакомления сотрудников с документами;
  • правила информирования по вопросам, связанным с ЭДО;
  • случаи, когда разрешены бумажные документы;
  • и другие ключевые моменты.

Уведомить сотрудников

Работодатель уведомляет сотрудников о переходе в сроки, которые указал на первом этапе. Требований нет, кроме одного — нельзя информировать уже после перехода на ЭДО.
Персонал даёт ответ в письменной форме. Игнорирование признают отказом, но в будущем работнику разрешено направить согласие для индивидуального перехода.
С новыми работниками проще. Если соискатель не работал до 31.12.2021, то при трудоустройстве не запрашивают согласие на применение КЭДО. В противном случае перед подписанием договора получают письменный ответ — ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
Отказ от применения ЭДО — недостаточное основание для отказа в трудоустройстве. Специалист может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение его прав.

Как подписывать документы

В КЭДО работают с электронной подписью (ЭП). Работодатели оформляют токен при трудоустройстве или сотрудники пользуются личным, который получили ранее.
От документов зависит допустимый тип ЭП. Например, усиленная квалифицированная или неквалифицированная нужна для (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
  • трудовых договоров;
  • соглашений о материальной ответветственности;
  • согласий на перевод;
  • заявлений на увольнение;
  • уведомлений об изменении условий трудовых отношений.
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.

Для чего внедряют кадровый ЭДО

У перехода на электронный документооборот несколько преимуществ:
  1. Экономия времени. Оформление и подписание документов в несколько кликов. Дистанционные процессы, которые не требуют посещения офиса.
  2. Сокращение расходов на краску для принтера и бумагу. Особенно актуально для компаний, в которых 20 и более сотрудников.
  3. Повышение прозрачности. Руководитель видит, кто и когда составил документ, с какой целью. Сотрудникам проще уточнить даты отпусков, неиспользованные периоды и прочие кадровые события.
  4. Безопасность. Меньше рисков потерять документы при переезде, из-за пожара, потопа и других бедствий.
  5. Улучшение HR-бренда. Ускорение найма удаленных сотрудников, сокращение времени при массовом найме.
С КЭДО проще готовиться к проверкам. Сбор и отправка запрашиваемых документов в трудовую инспекцию занимают 10-15 минут.