Все письма на почте должны быть обработаны и на каждом письме должна стоять метка «задача».
Вы ставите только свои задачи себе. Если Вы видите, что пришло письмо и оно не Ваше не надо ставить «задачу». Но есть Ваше, надо ставить задачу и далее отрабатывать письмо