Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в электронном виде.
КЭДО сокращает затраты, повышает продуктивность, упрощает взаимодействие работодателей и сотрудников и усиливает HR-бренд.
Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
Компании и ИП самостоятельно выбирают платформу КЭДО. Правительство запустило систему «Работа в России» для кадрового электронного документооборота.
Для работы нужна электронная подпись. Для некоторых документов должна быть усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭП.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это возможность создавать, подписывать, обмениваться и хранить кадровую документацию в электронном виде. Нормативные положения КЭДО описаны в ст. 22.1−22.3 ТК РФ.
В конце 2021 года компаниям и предпринимателям разрешили оформлять электронно:
трудовые договоры;
приказы на отпуск;
распоряжения об отправке в командировку;
внутренние уведомления;
некоторые другие документы.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании — больше не нужно думать об отдельном месте или помещении для хранения бумаг.
Но есть исключения, которые по-прежнему допускают только бумажный формат — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:
трудовые книжки;
акты о несчастных случаях и происшествиях;
приказы об увольнении;
подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.
Сотрудники могут запросить бумажные документы даже после перехода на электронный документооборот. Если работник направит письменный запрос, работодатель обязан выполнить требование в течение трёх рабочих дней.
Как перейти на кадровый ЭДО
Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
Выбрать систему КЭДО
Правительство разработало систему «Работа в России», к которой подключаются через верифицированный аккаунт на Госуслугах. Доступ к сервису бесплатный. Но он позволяет работать компаниям, у которых в штате до 50 сотрудников. Если в организации больше работников, требуется оперативный доступ к техподдержке и доработки под внутренние процессы, рассматривают коммерческие сервисы.
Операторы систем электронного документооборота предлагают свои кадровые решения. При выборе оператора нужно учитывать удобство сервиса и безопасность хранения персональных данных. Обращайте внимание на величину поставщика решения и его место на рынке — чем крупнее и авторитетнее разработчик, тем надежнее предлагаемый сервис.
Контур.КЭДО — простой и удобный способ для обмена кадровыми документами. Сервис хранит данные на трех удаленных серверах, позволяет выпустить электронную подпись через собственный УЦ и имеет интуитивно понятный интерфейс.
Составить порядок перехода
Порядок перехода — это план последовательных операций для ответственных сотрудников. Его утверждают как внутренний нормативный акт. В документе указывают (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
выбранную систему;
сотрудников, которые получают доступ к кадровым электронным документам;
перечень документации и работников, на которых распространяется ЭДО;
срок уведомления персонала о переходе;
дату, с которой фирма работает с электронным документооборотом.
Утвердить порядок КЭДО
Порядок — свод правил по работе с кадровыми электронными документами. В нём отражают:
сроки подписания и ознакомления сотрудников с документами;
правила информирования по вопросам, связанным с ЭДО;
случаи, когда разрешены бумажные документы;
и другие ключевые моменты.
Уведомить сотрудников
Работодатель уведомляет сотрудников о переходе в сроки, которые указал на первом этапе. Требований нет, кроме одного — нельзя информировать уже после перехода на ЭДО.
Персонал даёт ответ в письменной форме. Игнорирование признают отказом, но в будущем работнику разрешено направить согласие для индивидуального перехода.
С новыми работниками проще. Если соискатель не работал до 31.12.2021, то при трудоустройстве не запрашивают согласие на применение КЭДО. В противном случае перед подписанием договора получают письменный ответ — ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
Отказ от применения ЭДО — недостаточное основание для отказа в трудоустройстве. Специалист может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение его прав.
Как подписывать документы
В КЭДО работают с электронной подписью (ЭП). Работодатели оформляют токен при трудоустройстве или сотрудники пользуются личным, который получили ранее.
От документов зависит допустимый тип ЭП. Например, усиленная квалифицированная или неквалифицированная нужна для (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
трудовых договоров;
соглашений о материальной ответветственности;
согласий на перевод;
заявлений на увольнение;
уведомлений об изменении условий трудовых отношений.
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.
Для чего внедряют кадровый ЭДО
У перехода на электронный документооборот несколько преимуществ:
Экономия времени. Оформление и подписание документов в несколько кликов. Дистанционные процессы, которые не требуют посещения офиса.
Сокращение расходов на краску для принтера и бумагу. Особенно актуально для компаний, в которых 20 и более сотрудников.
Повышение прозрачности. Руководитель видит, кто и когда составил документ, с какой целью. Сотрудникам проще уточнить даты отпусков, неиспользованные периоды и прочие кадровые события.
Безопасность. Меньше рисков потерять документы при переезде, из-за пожара, потопа и других бедствий.
Улучшение HR-бренда. Ускорение найма удаленных сотрудников, сокращение времени при массовом найме.
С КЭДО проще готовиться к проверкам. Сбор и отправка запрашиваемых документов в трудовую инспекцию занимают 10-15 минут.